Kiedy słyszymy słowo ?negocjacje?, myślimy o rozmowach między pracodawcami, a pracownikami, próbach zdobycia kredytu bankowego lub pertraktacjach przy kupnie domu lub używanego samochodu. Tymczasem codzienność to jedna długa seria negocjacji i kompromisów, które mają niewiele wspólnego z pieniędzmi. Szczególnie dotyczy to życia małżeńskiego oraz pracy. Często musimy wyjść naprzeciw drugiej stronie i podejmować decyzje uwzględniające nie tylko nasze potrzeby i upodobania, ale także potrzeby naszych bliskich. Prowadzimy negocjacje także wówczas, gdy zastanawiamy się dokąd pojechać na wakacje, jakie tapety położymy w pokoju lub który program telewizyjny będziemy oglądać.
Niezależnie od tego, na jakim poziomie toczą się negocjacje, zawsze powinniśmy realizować kolejne kroki tego samego wzorca: zaprezentować nasze zdanie, wysłuchać opinii drugiej strony a następnie znaleźć kompromisowe rozwiązanie.
PRZYGOTOWANIA DO NEGOCJACJI
Ilość przygotowań niezbędnych do przeprowadzenia skutecznych negocjacji zależy od wagi i złożoności problemu, ale niezależnie od tematu pewne przygotowania należy poczynić. Często się zdarza, że już w kilka sekund po rozpoczęciu rozmów ich uczestnicy zmieniają temat, na plan pierwszy wchodzą wątki poboczne i konflikty interpersonalne. Negocjacje przeradzają się wówczas w kłótnie.
Zaplanuj swoje wystąpienie
Przede wszystkim zastanów się dlaczego chcesz negocjować lub dlaczego odpowiadasz na zaproszenie drugiej strony. Jeżeli temat jest raczej błahy, po prostu pamiętaj, o co chcesz poprosić i jakie znaczenie ma dla ciebie ta sprawa. Jeżeli sądzisz, że druga strona nie uszanuje twoich racji, nie musisz o nich mówić, warto jednak o nich pamiętać, gdyż pomoże to tobie w zaprezentowaniu własnego zdania.
Jeśli problem jest skomplikowany, spisz swoje argumenty i odwołuj się do nich podczas negocjacji. Nie ma nic gorszego niż przypomnieć sobie po zakończeniu pertraktacji, że zapomniałeś powiedzieć o ważnej sprawie. Postaraj się więc przedstawić wszystkie swoje argumenty.
Drugiej stronie łatwiej będzie spełnić twoje prośby, jeżeli upewnisz się, że oponenci dobrze zrozumieli twoje propozycje. Pamiętaj, że chcesz osiągnąć ? na tyle, na ile jest to możliwe ? cel swoich zabiegów, a nie wdeptać przeciwnika w ziemię. Jeżeli strona przeciwna dostrzeże zyski płynące z tego, że spełni twoje oczekiwania, poczuje się zadowolona, a nie wykorzystana.
Wcześniejsze zaplanowanie negocjacji pomoże ci w zachowaniu pewności siebie i spokoju ? szczególnie gdy znajdziesz się pod presją. Warto więc zainwestować czas i wysiłek.
Proś o trochę więcej, niż potrzebujesz
Przygotowując swoją prośbę lub żądanie warto dodać trochę więcej ponad to, czego rzeczywiście potrzebujesz. Dzięki temu później możesz ?zrezygnować? z rzeczy, na których Ci tak bardzo nie zależy. Tego rodzaju ?ustępstwa”, czynione w odpowiedzi na ustępstwa drugiej strony mogą służyć ukryciu prawdziwych celów. Możesz na przykład dążyć raczej do zdobycia miejsca w zarządzie lub samochodu służbowego niż podwyżki, stanowiącej jedynie pozorny cel twych zabiegów.
0 podwyżce wspominasz w celu zmylenia przeciwnika i gotów jesteś stosunkowo łatwo z niej zrezygnować, a jednocześnie zdecydowanie domagasz się samochodu lub stanowiska, na którym Ci zależy.
Elementem wszelkich dobrych i skutecznych negocjacji jest ?dawanie i branie?, tak więc prosząc o ?trochę więcej? nie stosujesz niedozwolonych chwytów. Dzięki tym zabiegom obie strony mogą usprawiedliwić poczynione ustępstwa,. zachować szacunek dla siebie i poczucie własnej wartości.
Wybierz właściwy czas i miejsce
Negocjacje bywają często psychicznie wyczerpujące, należy więc zadbać, aby obie strony czuły się swobodnie i były wolne od presji czasowej. O ile to więc to możliwe a zazwyczaj okazuje się możliwe wybierz porę i miejsce odpowiadające obu stronom i unikaj pospiechu.
Tego rodzaju przygotowania pomogą także opanować pokusę rozpoczęcia rozmów w momencie, gdy doświadczasz irytacji lub gniewu, przedstawiania swoich żądań w sposób chaotyczny, roszczeniowy i zaczepny. Nagły start zazwyczaj uniemożliwia sięgnięcie po strategie, jakie chciałbyś wykorzystać, i może się zdarzyć, że w ciągu gwałtownej wymiany zdań powiesz za dużo. Za wszelką cenę należy unikać wygłaszania emocjonalnych frazesów.
Przedstaw swoje żądania w sposób zrozumiały
Jeżeli opracowałeś już scenariusz rozmów i dobrze się do nich przygotowałeś, na wstępie w zrozumiały i zwięzły sposób przedstaw swoje żądania przypominając oponentowi o wszelkich
do tej pory zawartych umowach lub obietnicach mających związek z twoją prośbą. Takie wstępne wystąpienie ma ogromne znaczenie, gdyż tworzy klimat dalszych rozmów, dlatego też warto je przećwiczyć nawet jeżeli miałbyś usiąść przed lustrem i poprawiać sam siebie. Idąc na spotkanie przemyśl swe przemówienie, tak abyś po dotarciu na miejsce mógł je wygłosić.
Dzięki tego rodzaju wystąpieniom znika powszechny problem polegający na tym, że ?oczekujemy”, iż druga strona domyśli się, czego chcesz. Tak naprawdę, kiedy prezentujemy uczestnikom negocjacji jedynie częściowo opracowane postulaty, są oni zazwyczaj zaskoczeni. Każdy kto pragnie osiągnąć rozsądne porozumienia, ma obowiązek jasnego przedstawienia własnych postulatów. Mówiąc: ??dlaczego oni nie potrafią wyczuć? zrozumieć tego, o czym myślę?? dowodzisz, że nie przemyślałeś wcześniej swoich oczekiwań. Jeżeli tak się stanie, warto wrócić do poprzedniego etapu i jeszcze raz przygotować się do negocjacji.
Klimat życzliwości
Stworzenie klimatu życzliwości nie zawsze jest możliwe, ale warto próbować. Powód wydaje się oczywisty: ludziom nastawionym do siebie życzliwiej łatwiej ze sobą rozmawiać. Z drugiej strony przyjacielska atmosfera sprawi, że przeciwnikowi nieco trudniej będzie odrzucić twoje żądania, gdyż miałby wówczas poczucie, że łamie jakąś ?normę?.
Wcielając w życie powyższe rady odniesiesz sukces. Powodzenia!