Prostota rozwiązań stosowanych w biznesie jest podstawą ich skuteczności.
Przykładem owej prostoty. a zarazem niesamowitej skuteczności biznesowej jest znana od lat, lecz nie zawsze dobrze stosowana technika zarządzania przez cele, w języku potocznym zwana z angielskiego MBO czyli Management by Objectives. Z tej książki dowiesz się nie tylko. jak to działa, ale także jakich błędów i w jaki sposób uniknąć.
MBO to technika zarządzania przedsiębiorstwem służąca efektywnej realizacji strategicznych i operacyjnych celów firmy, oparta na kaskadowym definiowaniu priorytetowych zadań, ich monitorowaniu, ocenie stopnia realizacji oraz powiązaniu uzyskiwanych wyników z systemem motywacyjnym (premiowym). MBO to technika pokazująca łatwą drogę na skróty. Zamiast skomplikowanych procedur i złożonych opisów sposobów wykonywania pracy proponuje precyzyjny opis stanu. do którego dążymy – czyli celu. Menedżer, otrzymuje cel do realizacji. dostaje tez zasoby i wolność działania, potrzebne by znaleźć optymalny sposób osiągania celu. MBO opiera swoją skuteczność na jasnych sposobach komunikowania menedżerom. co powinno być priorytetem w ich pracy, oraz na wolności danej im, by mogli realizować powierzone cele.
Popularyzatorem idei zarządzania przez cele byt amerykański guru zarządzania Peter F. Drucker. W swojej książce The Practice of Management Drucker formułuje podstawowe założenia MBO – prostej i skutecznej, opartej na intuicji metody zarządzania przedsiębiorstwem.
Cel
Skoro mamy mówić o technice zarządzania przez cele to zacznijmy od kluczowego słowa – czyli od celu. Rozumiemy je niby wszyscy. Jednak w biznesie słowo ?cel? ma wiele znaczeń i często jest inaczej pojmowane niż w MBO.
Wizualizacja celu
W języku potocznym cel kojarzony bywa ze szczytem, który ktoś chce osiągnąć albo z tarczą strzelniczą. Warto posługiwać się tymi skojarzeniami. Wskazują one na co najmniej dwie podstawowe właściwości, jakie wiążą się z celem. Są to: konieczność pokonania pewnego dystansu, który od niego dzieli (dla wspinacza to odległość dzieląca go od szczytu) oraz fakt, że cel jest dobrze widoczny, wyraźnie określony (tarcza posiada specjalnie narysowane kręgi, ułatwiające widzenie punktu czy pola, gdzie trzeba trafić). Podobnie jest w biznesie ? każdy cel powinien spełniać, co najmniej te dwa warunki. A więc po pierwsze, od celu musi nas dzielić jakaś odległość, która powoduje, że dążenie doń wymusza zmianę dotychczasowego stanu i sposobów działania; po drugie zaś musi być od dobrze opisany, oznaczony.
Potrzeba zmiany
Można powiedzieć, że podstawą dobrego celu w biznesie jest dystans, który menedżer będzie musiał pokonać, aby ten cel osiągnąć. Celem nie jest więc stan, który już mamy i znamy, który umiemy nazwać i opisać. Nawet jeżeli trwanie w nim z jakichś powodów jest trudne. Cel to stan przyszły – odległy, pożądany. czyli taki, który dopiero chcemy osiągnąć. Dlatego nie może być celem po prostu realizacja budżetu. Gdyby to był budżet nadzwyczaj ambitny, którego wykonanie wydaje się nierealne albo do którego konieczna jest właśnie zmiana – na przykład zmiana organizacji pracy. Wtedy dokonanie tej zmiany może już stać się źródłem celu.
Podobnie w wypadku sprzedaży- jeśli ma się ona odbywać na dotychczasowych zasadach, to nie będzie stanowić celu. Nawet gdy zakładane planysprzedaży są ambitne, ale nie oznaczają zmiany dotychczasowych metod, to nie są one celem – w sensie, o jakim mówimy w MBO. W biznesie zmiana oznacza, że menedżer podejmuje wysiłek i decyzje prowadzące do tego, aby po zrealizowaniu celu było inaczej niż przed jego realizacją.
Zmiana jest koniecznym warunkiem, żebyśmy mogli mówić o właściwym wytyczaniu celu. W myśl znanej zasady A. Einsteina, że ?robienie wciąż tego samego i spodziewanie się odmiennych rczultat6w jest ewidentnym objawem choroby umysłowej”. Zarządzanie przez cele koncentruje się przede wszystkim na obszarach, w których poprzez zmianę jest w stanie wnieść trwałą wartość dodaną.
Cel to dobrze opisany stan docelowy
Cel to precyzyjnie opisany stan, do którego dążymy. Tak jak tarcza musi być dobrze widoczna dla celującego, tak i cel w biznesie powinien być na tyle zrozumiały i określony, aby nie było wątpliwości co należy osiągnąć. Na tarczy zmniejszające się kręgi naprowadzają na środek, w biznesie natomiast potrzebny jest ktoś, kto wskazuje kierunek oraz punkt dojścia. Tym kimś jest przełożony. To na nim spoczywa obowiązek takiego przedstawienie stanu docelowego, aby podwładny potrafił go sobie dokładnie wyobrazić.
Precyzyjny opis to kolejny podstawowy wymóg, jaki muszą spełniać nasze cele.
Definicja celu jest tylko- i aż!- jego określeniem, więc nie musi zawierać sposobu dojścia do niego. Przełożony. stawiając cel, wcale nic musi wiedzieć, jak go osiągnąć. Jeżeli cel jest ambitny. a taki powinien być, to samo sformułowanie go wystarcza na tym etapie- koncepcja realizacji to coś na czym przełożony i jego zespół będą dopiero pracowali. Wskazując cel trzeba jednak precyzyjnie określić, do czego podwładni powinni dążyć. Aby ten cel motywował powinien być atrakcyjny. Dlatego opis celu warto wzbogacić o elementy, które są dla pracownika intrygujące, odwołują się także do jego emocji, np.: ?Wyobraź sobie: kończy się projekt, zaczynamy sprzedaż, odwiedzamy sklepy, doradzamy ? to będzie najfajniejszy czas! A potem nagroda i urlop. Zróbmy to dobrze i skończy do Wielkanocy!?.
Im bardziej wyraźny i atrakcyjny jest cel, tym większa szansa, że uda się go osiągnąć. W MBO nie jest najważniejsze, w momencie artykułowania celu, jakimi sposobami coś ma być zrobione. Menedżer roztacza przed zespołem wizję przyszłości, precyzuję ją i czyni atrakcyjna.
Już wiemy, że cel oznacza zmianę i powinien wiązać się z maksymalnie przyciągającym uwagę opisem stanu docelowego. Trzeba jeszcze raz podkreślić, że cel ? aby pełnił swoją motywacyjną rolę ? musi być ambitny. Można oczywiście wspinać się pod płaską górę albo strzelać z bliska do tarczy, ale czy to się stanie dla kogoś prawdziwym celem/wyzwaniem? Mało ambitne cele w biznesie nie mają sensu gdyż nie zmuszają do zmiany nawyków, procedur, przyzwyczajeń a jedynie je utrwalają.
Cel ambitny to taki, który powoduje, że coś co wydawało się niemożliwe, staje się możliwe. Zmiana w firmie i ambitne cele stawiane jej menedżerom to właśnie efekt działania MBO, a jednocześnie coś, co tworzy klimat, w jakim MBO najlepiej się rozwija.
Różnica pomiędzy intencją a celem
Zarządzanie przez cele zaczyna się od tego, że przełożony ma pomysł na realizację strategii firmy. Proces zaczyna się oczywiście od zarządu. Pomysł zazwyczaj wyrażany jest w postaci, którą będę nazywał intencją. Przykładem
wyrażania intencji może być np. zdanie: musimy wdrożyć nową technologię, powinniśmy poprawić wydajność pracy albo musimy sprzedać w tym roku więcej. Te intencje mają różną postać. Albo są zaledwie mglistym zarysem tego, co ma zostać osiągnięte, albo są z kolei zbyt jak na potrzeby biznesowe, wyrywkowe, konkretne i jednoznaczne. na przykład: ,,nie możemy zaakceptować tego, żeby klient odchodził niezałatwiony od okienka”. Na podstawie intencji definiowane są cele. Często to właśnie tak sformułowane intencje potocznie nazywa się celami. Przez cele będziemy rozumieć jednak ? taki opis stanu, do którego chce się dojść, który spełnia określone kryteria jednoznaczności i precyzji.
Rozumienie istoty celu jest niezbędne w zarządzaniu organizacją.
Zarządzanie zmianą
Jak zarządzać zmianami w organizacji?