Właściwa komunikacja w biznesie ma bezpośredni wpływ na wszelkie nasze działania. Proces ten składa się z wielu czynników, które wpływają na prawidłowy przekaz informacji w firmie. Firmy organizują szkolenia w tej kwestii, by ich pracownicy wyróżniali się. Pomocne w tej kwestii okazują się szkolenia z komunikacji.
To, czy efekt komunikowania się zakończy się mniejszym, czy też większym powodzeniem (sukcesem), zależy w dużej mierze od umiejętności nadawcy i odbiorcy, dotyczących następujących czterech obszarów:
1) mówienie (przemawianie),
2) pisanie,
3) słuchanie,
4) czytanie.
Aktywnie słuchaj, czyli:
- Ośmielaj rozmówcę. Zadawaj pytania! Uśmiechaj się!
- Utrzymuj kontakt wzrokowy. Sygnalizujesz wtedy rozmówcy zainteresowanie jego osobą i tematem rozmowy.
- Dostrajaj się. Przyjmij podobną pozycję ciała! Dostosuj głośność, tempo mówienia, słownictwo. Pozwala to nawiązać dobry kontakt z rozmówcą.
- Potakuj zarówno ruchem głowy, jak i „wtrąceniami” typu: „tak”, „rozumiem”, „mhm”. Pozwala to naszemu partnerowi zorientować się, że rozumiemy i śledzimy tok rozmowy.
- Bądź cierpliwy! Staraj koncentrować się na rozmówcy! Nie zajmuj się w tym czasie innymi czynnościami. Nie przerywaj wypowiedzi, daj co najwyżej sygnał, że chciałbyś coś powiedzieć.
- Stosuj parafrazę, czyli: Sprawdzaj, czy dobrze
zrozumiałeś rozmówcę!,
np. „O ile dobrze rozumiem…”, „Z tego, co Pan powiedział, wynika dla mnie…”,
„Czy dobrze zrozumiałem, że…”, „czyli zależy Panu ….”. Parafraza to nie komentarz. To powtórzenie swoimi słowami wypowiedzi rozmówcy. Stosowanie parafrazy pomoże Ci uniknąć nieporozumień! Twój rozmówca skoryguje nieścisłości.
- Podsumowuj! najistotniejsze kwestie toczącej się rozmowy. Uzgodnisz i dookreślisz stanowiska swoje i rozmówcy! np. „Jak dotąd zgodziliśmy się co do…. Nadal jednak kwestią sporną pozostaje…”. W ten sposób możemy też porządkować wypowiedzi chaotyczne.