Nie można rozmawiać kowalem jak z uczonym.
Każdy mówi własnym językiem.
Gotthold Ephraim Lessing
Typy szefów
Kreatywny
Pamiętasz opowieść o mądrym mnichu z rozdziału 7? Zakonnik, który lubi palić fajkę używają c niewłaściwych słów sprowokował odmowę opata. Natomiast jego kolega znalazł odpowiednie słowa i odniósł sukces. Ta anegdota ma dla nas szczególne znaczenie. Ukazuje nam, ze czasem nie wystarczy sprzE2:Zenie zwrotne, nawet jeżeli jest ono formalnie prawidłowe i udzielone z wykorzystaniem mądrej strategii. Dużą rolę odgrywa również właściwy dobór słów. Na pewno już to zauważyłeś. Od szefa można wszystko otrzymać i zawsze znajdzie się jeden lub dwóch takich kolegów, którzy regularnie wzbudzają zawiść reszty personelu. Wystarczy tylko znaleźć odpowiedni ton. Nie jest to bynajmniej takie trudne, kiedy wiadomo, jaki ton lubi nasz szef. Jeżeli na przykład twój szef jest niezwykle kreatywny, wprost tryska pomysłami i każdego tygodnia wprowadza nowe technologie, metody czy koncepcje, to nigdy niczego nie zyskasz jęcząc: ?Tylko nie znowu jakiś projekt! Jesteśmy zawaleni po uszy!” W takiej sytuacji twój szef pomyśli lub powie o tobie: ?Ten człowiek nie potrafi konstruktywnie myśleć! Brak mu zupełnie nowych pomysłów, z góry taranuje wszelkie nowości. Tymczasem my potrzebujemy innowacji!” Nie ulega wątpliwości, że takie sprzężenie zwrotne chybia celu. Osobą kreatywną, która w skrajnym przypadku może być do tego chaotycznym optymistą (patrz rozdział 12) nie uda się kierować przez torpedowanie jego idei, które stanowią sens jego życia. Ty oczywiście cierpisz, bo twój szef:
? zaczyna 1000 pomysłów i żadnego nie kończy,
? wpycha ci rzeczy w stanie pół surowym,
? zostawia cię z tym samego,
? nie daje ci żadnych instrukcji odnośnie realizacji jego pomysłów.
Ale nie uzyskasz potrzebnych ci szczegółowych danych, kiedy będziesz go ściągał na ziemię. Twój szef myśli:
? o przyszłości, teraźniejszość uważa za mniej interesującą.
? w kategoriach możliwości, nie faktów,
? z wyobraźnią, ale bez poczucia rzeczywistości,
? teoretycznie, nie praktycznie,
? całościowo, bez szczegółów.
Teraz musisz odpowiednio dostosować swój sposób myślenia i mówienia, jeżeli chcesz, żeby dotarto do niego twoje sprzężenie zwrotne. Opowiedz mu o przyszłych opcjach, nowych możliwościach i metodach i nie zanudzaj go szczegółami, kiedy udzielasz mu sprzężenia zwrotnego – on nie będzie tego słuchał. Zamiast tego możesz go nieco od nich odciążyć: ?Czy mam się zająć szczegółami?” Będzie zachwycony pracownikiem, który myśli podobnie jak on i bierze na siebie to, czego on sam piekielnie nie znosi: detale. A jeżeli nie możesz sam zrealizować szczegółów: ?Czy mam porozmawiać o szczegółach z szefem projektu?” 0 ile ten lubi szczegóły! Jeżeli nie, znajdź detalistę najbliższego funkcją.
Kiedy więc dostarczasz sprzężenia zwrotnego Szefowi Kreatywnemu:
? zrezygnuj ze szczegółów, które go nudzą.
? ale załatw je w ten sposób, żebyś był w stanie pracować.
? na początku przedstawiaj mu sprawę ogólnie,
? rozmawiaj w kategoriach korzyści, możliwości, koncepcji: oto język, który on rozumie.
Na marginesie: to oczywiste, że Szef Kreatywny może kogoś strasznie wkurzać. Ale czy pomyślałeś kiedyś, co by było z firmą, a tym samym z twoim miejscem pracy, gdyby wśród 100 pomysłów, jakimi sypie twój szef, nie było dwóch, które przynoszą zyski? Kreatywność jest cenna – tak więc uczmy się tak postępować z Kreatywnymi, żebyśmy mogli z nimi żyć.
Pragmatyk
Pragmatyk jest dokładnym przeciwieństwem Kreatywnego.
Pragmatyk:
? kładzie nacisk na szczegóły i często się w nich gubi,
? polega na rutynie, dzięki czemu często sprawia wrażenie nudnego,
? myśli praktycznie i niekiedy zbyt przyziemnie,
? wszystko robi nadzwyczaj dokładnie i porządnie, co jest denerwujące.
To wszystko może oczywiście wydawać się przyjemne – jeżeli ty sam jesteś człowiekiem, dla którego ważne są szczeg6óły. Jeżeli jednak masz problemy z takim szefem, to na pewno dlatego, że zadręcza cię swoim zamiłowaniem szczegółów. Ty mówisz o wielkich planach i korzyściach jakie odniesie klient, a szef marudzi tylko, ze zrobiłeś za mało wykresów: mówicie dwoma różnymi językami. Kiedy dostarczasz sprzężenia zwrotnego szefowi o raczej praktycznym podejściu, wówczas:
? dostarcz mu szczegółów, tak jak sobie tego życzy, nawet jeśli musisz się w tym celu nieco pofatygować
? zwracaj uwagę na sposoby postępowanie, jakie sobie wyrobił. Jeżeli ma jakiś schemat, skopiuj go. Zobaczy coś znanego i będzie ci wdzięczny;
? mów o faktach a nie o możliwościach, o doświadczeniach a nie wizjach;
? argumentuj za pomocą czegoś co można zmierzyć, zobaczyć lub doświadczyć a nie czymś, co może pojawić się za pięć lat.
To wszystko znaczy jedno: znajdź dla swoich życzeń odpowiednie słowa. Jeżeli kreatywny logistyk chce otrzymać od szefa nowy komputer, żeby sprostać wymogom ?rynku przyszłości? szef przywiązany? do rzeczywistości odrzuci jego prośbę, bo jej nie zrozumie.
Kiedy jednak usłyszy, że nowy komputer lepiej będzie analizował i przetwarzał obecne życzenia klientów”, rozpozna swój język i przynajmniej spojrzy na tę propozycję łaskawym okiem. Ubierz swoje życzenia w słowa, które pasują do typu twojego szefa! Są szefowie, kt6rzy następują innym na odcisk nawet tego nie zauważając. Sprawiają wrażenie zimnych i pozbawionych uczuć. Często postępują w myśl motta: ?Brak nagany to wystarczająca pochwała”. Kiedy im się zarzuca, że za mało doceniają dobre wyniki, reagują ze zdziwieniem: ?Przecież to oczywiste, że każdy ma wyniki. Chyba nie trzeba tego dodatkowo podkreślać!” Jeżeli cierpisz z powodu takiego właśnie szefa, to możesz przestać. Jeżeli oczekujesz, że kiedyś wydobędzie z siebie jakieś miłe słowo uznania, to możesz o tym zapomnieć. I przestań mu to wypominać – on ciebie nie rozumie, to jest logik. Myśli analitycznie, rzeczowo, zimno. On nie chce zranić cię swoją nieczułością uczucia nie są po prostu jego mocną stroną. Jeżeli szukasz u niego uznania, to źle trafiłeś. Uznanie, jakiego potrzebujesz możesz jednak uzyskać okrężną drogą. Logik ma co prawda manko, jeżeli chodzi o uczucia, ma za to silnie rozwinięte poczucie sprawiedliwości. Jeżeli na przykład odnosisz wrażenie, że zostałeś potraktowany niesprawiedliwie, powiedz mu to w sposób konkretny: ,?Zasuwałem przez ostatnie dwa weekendy i teraz znowu mam zostać? Myślę, że to nie fair”. Jeżeli twoja skarga jest obiektywnie uzasadniona, wówczas szef od razu zareaguje. To też jest forma uznania. Poza tym możesz całkiem dosłownie wziąć jego na pierwszy rzut oka chłodne credo: ?Brak nagany to wystarczająca pochwała”. Jeżeli przez całe tygodnie nie słyszysz od szefa nic negatywnego, to możesz założyć, że jest z ciebie naprawdę zadowolony i byłby zaszokowany, gdybyś zaczął mu się skarżyć na brak uznania. Jeżeli udzielasz sprzężenia zwrotnego logikowi, powinieneś zmienić drugie w sprzężenia zwrotnego, które przedstawiliśmy w sandwiczu (patrz rozdział7), mianowicie wrażenie. Kiedy będziesz opowiadać mu o swoich uczuciach, on cię w ogóle nie zrozumie. On nie rozumie uczuć. Jego język składa się z takich zwrotów jak:
?Myślę, że to jest całkiem logiczne, prawda?”
?Uważam, że jest to trochę niesprawiedliwe”.
?Według mnie tego nie da się zrobić zgodnie z zasadą, że klient jest najważniejszy”.
Logika, sprawiedliwość i zasady to centralne pojęcia w języku logika. Używaj tych zwrotów, kiedy przekazujesz mu swoje życzenia.
Uczuciowy
Są szefowie, którzy potrafią naprawdę uszczęśliwić. Kiedy na zebraniu dochodzi do spięcia, natychmiast interweniują wymuszając sztuczną harmonię. Unikają konfliktów i bardzo osobiście odbierają krytykę. Starają się utrzymywać dobre stosunki nawet kosztem wyników. Takiemu szefowi najlepiej udzielać sprzężenia zwrotnego w jedwabnych rękawiczkach:
? pomyśl o PoW3eRburgerze (rozdział7). Połóż szczególny nacisk na Pozytywną podstawę. Zawsze najpierw zapewnij go o swoim głębokim szacunku (ale nie podlizuj się, to nie to samo ).
? Zwróć uwagę również na wierzch sandwicza, czyli na pozytywny rezultat. Powiedz mu przede wszystkim, jak realizacja twojego życzenia wpłynie na wzajemne stosunki, harmonię w grupie i atmosferę pracy w dziale.
To wszystko dlatego, że dla uczuciowego szefa stosunki z innymi są ważniejsze niż sfera rzeczy konkretnych. Taki szef:
? działa pod wpływem emocji,
? wysoko ceni człowieczeństwo,
? kładzie nacisk na wartości społeczne,
? podkreśla znaczenie harmonii.
Jeżeli zwrócisz się do niego z logiką obiektywnymi faktami lub zasadami, twoje sprzężenie zwrotne nie odniesie skutku. Nic do niego nie dotrze. Uzna cię za aroganckiego mądralę. Jeżeli już koniecznie musisz mówić o faktach, spróbuj do zimnych faktów dołączyć aspekt stosunków międzyludzkich. Nie zainteresuje go raczej fakt, że twój system operacyjny jest zbyt wolny i że chcesz go zaktualizować, dopóki mu nie powiesz, że z powodu twojego powolnego komputera koledzy ciągle muszą na ciebie czekać i dlatego często dochodzi do scysji. Tego chciałby uniknąć w związku z czym zupełnie inaczej podejdzie do twojej prośby.
Planista
Ten typ łatwo rozpoznać, wystarczy spojrzeć na jego terminarz. Jest duży, gruby i gęsto zapisany. Planista dba o porządek i wszystko ma uregulowane. Mówi rzeczy w stylu: ?Liczy się to, co z tego wyjdzie”; dla niego liczą się wyniki. Podejmuje decyzje szybko i ostatecznie. Raz podjętych postanowień trzyma się długo – nawet, jeśli determinujące je warunki uległy już zmianie. Jeżeli jego żądza porządku doprowadza cię do rozpaczy, powinieneś wiedzieć, że nigdy go tego nie oduczysz. Porządek to połowa jego życia, a przecież nie możesz mu jej odebrać. Już nie mówiąc o korzyściach, jakie możesz odnieść z jego zamiłowania do podejmowania decyzji, za każdym razem, kiedy niezbędna jest szybka decyzja. Możesz oczywiście upierać się przy swoim kreatywnym chaosie ? dlaczego by nie?
Ale Twój szef nie będzie cię rozumiał. Jeżeli będziesz czegoś od niego chciał, powinieneś powiedzieć mu to w jego języku. Przy reakcji zwrotnej:
- podkreśl rezultaty twojej prośby
- przedstaw swoją sprawę w sposób usystematyzowany i ?porządny?
- trzymaj się ustalonego wcześniej planu
- powołuj się na już podjęte decyzje.
Powyższy fragment został zaczerpnięty z książki „Jak kierować szefem”, Gabriele Stoger; rozdział „Typy szefów”
Efektywne negocjacje w biznesie